DPS privacy: scade il 31 marzo

Scade il 31 marzo il termine annuale per la redazione e l’aggiornamento del documento programmatico sulla sicurezza (DPS).

L’obbligo di redazione del DPS ricorre in caso di trattamento di dati personali, “sensibili” o giudiziari, con strumenti elettronici (ad esempio, mediante computer).

Dati sensibili: dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.

Si elencano brevemente alcuni dei principali adempimenti previsti dalla normativa sulla privacy. Non adeguarsi alla normativa sulla privacy significa rischiare pesanti sanzioni.

Notificazione al Garante (se dovuta): Prima di iniziare il trattamento e valutare le relative autorizzazioni (D. Lgs. n. 196/03 art. 37).

DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza): all’interno del DPS deve essere previsto un “Piano di formazione per gli incaricati” che dovrà essere rivisto annualmente.

Adempimenti a cadenza almeno annuale:

• aggiornare l’individuazione dell’ambito di trattamento consentito ai singoli incaricati, ove variato, anche parzialmente;
• verificare la sussistenza delle condizioni per la conservazione delle autorizzazioni per l’acceso ai dati particolari per gli incaricati;
• fornire istruzioni organizzative e tecniche affinché il salvataggio dei dati sia effettuato settimanalmente;
• programmare interventi di formazione per gli incaricati del trattamento;
• provvedere all’aggiornamento delle patch dei programmi per computer, nel caso di trattamento dei dati comuni (regola 17, Allegato B del D. Lgs n. 196/03).

Adempimenti a cadenza periodica:

• Aggiornare i software antivirus, per tutti i tipi di dati (regola 16, Allegato B del D. Lgs n. 196/03);
• Aggiornamento dei software, nel caso di trattamento di dati sensibili (regola 17, Allegato B del D. Lgs n. 196/03)
• Salvataggio dei dati (regola 18, Allegato B del D. Lgs n. 196/03)
• Aggiornare le password assegnate agli incaricati (regola 5, Allegato B del D. Lgs n. 196/03)

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